Het hebben van een team op afstand kan een aantal unieke uitdagingen vormen, vooral als het erom gaat te zorgen dat elk teamlid een veilige en gezonde werkomgeving heeft. En een succesvolle setup van thuis uit kan geld besparen voor beide partijen. De werknemer hoeft geen geld te besteden aan het woon-werkverkeer en de werkgever hoeft niet te spenderen aan de overhead van een kantoorruimte.
Maar wanneer een externe medewerker niet is ingesteld op succes, kan dit een blijvende invloed hebben op de output en de relatie met de rest van het team - om nog maar te zwijgen over de algemene prestaties van het bedrijf als geheel.
Door op kantoor te zijn, is het voor een werkgever gemakkelijker om te volgen hoe gezond de werkomgeving is. Een van de belangrijkste componenten in een gezonde werkomgeving is een goede ergonomie.
Het definiëren van ergonomie
De term 'ergonomisch' komt van de Griekse woorden ergon, wat werk betekent, en nomos, wat natuurwetgeving betekent. De praktijk van ergonomie houdt in dat de hulpmiddelen die mensen gebruiken op de veiligste en meest natuurlijke manier worden ontworpen en gerangschikt.
"Aanvankelijk ging ergonomie over het verhogen van de productie", zegt Ronald W. Porter, PT, CEAS III, directeur van The Back School. "Je probeert de fit tussen de werknemer en de activiteit te verbeteren."
Vandaag de dag, zegt Porter, zien de meeste mensen ergonomie als een mechanisme om letsels te voorkomen. Zowel kantoormedewerkers als externe medewerkers die uren achter een computer zitten, lopen het risico op verwondingen, zoals carpaaltunnelsyndroom of nek- en rugklachten.
Deze verwondingen gebeuren niet meteen. Ze ontwikkelen zich in de loop van de tijd uit een slechte houding, wat belastend is voor uw lichaam. Het oefenen van een goede ergonomie en het bieden van de juiste werkstations vermindert deze risico's aanzienlijk en verhoogt de productiviteit.
Hoe een goede ergonomische opstelling eruit ziet
Volgens de federale OSHA (Occupational Safety and Health Administration) is een werkgever verplicht om de werkplek "vrij te houden van erkende ernstige gevaren, inclusief ergonomische gevaren." Hun richtlijnen voor beste praktijken variëren van industrie tot industrie. Maar voor de gemiddelde bureaumedewerker ziet een overzichtelijke ergonomische opstelling er als volgt uit:
- Het computerscherm bevindt zich op ooghoogte.
- Het toetsenbord en de muis bevinden zich op een lager niveau, zodat uw polsen naar beneden zijn gericht.
- De stoel kan worden aangepast om uw rug te ondersteunen wanneer uw voeten plat op de grond staan.
Individuele staten hebben hun eigen OSHA-wetten. Sommige hiervan kunnen strenger zijn dan federale wetten. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, SHRM-directeur, Human Resources-Region I en SHRM Tech Expertise Panel-lid, adviseert zich te houden aan de regels (staat of federaal) die de werknemer meer gunnen. In Californië bijvoorbeeld zijn de staatsregels strenger dan de federale OSHA-regels.
Over het algemeen reguleert OSHA de thuiskantooromgeving niet. Een claim met betrekking tot accommodaties kan echter worden ingediend onder de Americans with Disabilities Act. Een schadevordering kan worden ingediend via de werknemerscompensatie.
Ervoor zorgen dat een externe medewerker geen ergonomische kantoorinrichting heeft. Maar het is een goede zaak. "Mensen die vanuit huis werken, kunnen veel productiever of minder productief zijn", zegt Zulic. Mensen die op afstand werken, hebben meer onafhankelijkheid en discipline nodig, dus het is het beste om hen (en het bedrijf) op weg te helpen naar succes.
Dus hoe kunt u uw externe werknemers helpen meer te leren over en een ergonomische thuiskantoorruimte te creëren? Bekijk deze volgende strategieën.
1. Bied de werkplekopstelling aan bij het aan boord gaan
Wanneer iemand wordt ingehuurd, of overstapt naar een externe medewerker, moet het ergonomisch onderwijs en de thuiswerkplek deel uitmaken van hun onboardingproces. Neem de tijd om informatie te geven over de opstelling van het werkstation, samen met andere nieuwe huurtrainingen.
"De beste dag om ergonomisch onderwijs te volgen is hun eerste werkdag," zegt Porter. "Als je ze in eerste instantie goed instelt, zullen de problemen zich later niet verder ontwikkelen."
Dit kan gebeuren als onderdeel van een videogesprek, of u kunt een gecertificeerde ergonomiespecialist bij u thuis laten komen en een evaluatie geven met aanbevelingen voor meubels.
"Het is een herinvestering in de werknemer als een ergonomiespecialist uit gaat", zegt Zulic. Ze moedigt werkgevers aan om hun kostenbesparingen in overweging te nemen door een team op afstand te hebben en enkele van die besparingen te gebruiken om te investeren in het bieden van een gezonde thuiswerkomgeving.
Omdat mensen verschillende frames en hoogtes hebben, moet een ergonomische opstelling worden aangepast aan de behoeften van het individu. Zelfs het gezichtsvermogen speelt een rol. Om deze reden raadt Porter ten zeerste aan om een getrainde professional te gebruiken om externe werknemers te adviseren.
2. Raadpleeg de leverancier van uw werknemers
"Ik raad aan dat elke werkgever gaat zitten en met de leverancier van hun werknemers praat", zegt Zulic. Werknemerscompensatieproviders willen claims vermijden. Dit betekent dat ze werkgevers aanmoedigen om ervoor te zorgen dat mensen veilig thuis zijn.
Comp-providers van sommige werknemers kunnen delen in de kosten voor onderwijs en ergonomische benodigdheden. Ze kunnen zelfs een eigen ergonomiespecialist hebben om naar het huis van een medewerker te sturen. Ze kunnen ook educatieve bronnen hebben die u uw werknemers kunt bieden zonder extra kosten voor het bedrijf.
3. Zorg voor tools voor zelfevaluatie
Een manier om mensen te helpen de ergonomie van hun thuiskantoor te controleren, is door zelfevaluatiehulpmiddelen aan te bieden. Porter zegt dat er softwareprogramma's zijn die een reeks vragen stellen en het werkstation van een persoon beoordelen met rood, geel of groen, afhankelijk van hoe ergonomisch het gebied is. De tools geven ook voorbeelden van goede ergonomische werkwijzen.
OSHA biedt ook een gratis referentie voor kantooropstelling. Er zijn andere tools die u online kunt kopen.
4. Plan regelmatige check-ins
Communicatie is belangrijk, ongeacht de locatie van een medewerker. Er zijn verschillende hulpmiddelen - zoals chat- en videoconferentiesoftware - waarmee externe medewerkers verbonden kunnen blijven.
Medewerkers moeten zich op hun gemak voelen als ze over hun werkomgeving praten, of ze nu op afstand zijn of niet. Laat hen weten dat u meer wilt horen over problemen met hun werkplek en ergonomie.
"Werk op afstand hoeft niet zo te zijn als een gecentraliseerd team, zoals we misschien denken", zegt Jane Scudder, een in Chicago gevestigde consultant op de werkplek. Ze raadt regelmatige check-ins aan tijdens teamvergaderingen om mensen te vragen hoe ze het doen. Dit kan vragen over hun thuiskantoorarrangement omvatten.
5. Benoem een ergoreider
Als uw organisatie niet het geld heeft om een ergonomische consultant in te huren om externe werknemers te adviseren, kunt u ook iemand binnen het bedrijf opleiden. Een vertegenwoordiger van human resources kan een goede ergoreider maken. Ze kunnen een cursus volgen over het opzetten van een ergonomisch werkstation en anderen helpen bij het evalueren van hun eigen werkruimten.
Een ergoreider kan helpen misleidende producten te kopen. "In de Verenigde Staten betekent het woord 'ergonomie' dat aan een product is verbonden niets, 'zegt Porter. "Het betekent alleen dat het meer geld kost, dus je zou een ergonomische bureaustoel kunnen kopen en erg ongemakkelijk zijn."
Uw ergoreider zal de rol op zich nemen van het opleiden van werknemers over ergonomie, door hen te helpen de juiste producten te selecteren die bij hun behoeften passen. Ze kunnen naar het huis van een externe medewerker reizen of een video-raadpleging maken.
6. Hebben jaarlijkse ergoreviews
De behoeften van mensen kunnen veranderen, ongeacht leeftijd, gewichtsveranderingen, zwangerschap of een chronische aandoening. Het is belangrijk om regelmatig terug te komen op het gesprek over ergonomie.
"Ergonomie is geen eenmalige deal, het is een soort doorlopend proces", zegt Porter. Omdat u niet elke dag externe medewerkers ziet, weet u niet of hun behoeften zijn veranderd, tenzij ze dit melden.
"Mensen gaan niets zeggen tenzij de werkgever het aanbod doet", zegt Zulic. U kunt dit doen als onderdeel van een reguliere jaarlijkse teamconferentie of werknemers vragen om het softwareprogramma voor werkstations te hergebruiken om hun werkruimte te beoordelen.
Het bieden van ergonomische oplossingen voor uw medewerkers, op afstand of op kantoor, helpt hen comfortabeler te werken. Dit zal uiteindelijk hen in staat stellen om productiever te zijn. Pas de bovenstaande tips toe om een gezondere werkomgeving te bieden, ongeacht waar uw werknemers zich bevinden.
